I måndags berättade Svenska Yle att personer med Gmail-adresser kan gå miste om e-post som Helsingfors stad skickar. Det är framför allt inom småbarnspedagogiken som det har skapat trubbel, eftersom kommunikationen med vårdnadshavarna sker via mejl.
En närmare koll visar att problemen också kan uppstå med andra e-postadresser.
– Men än så länge har jag bara hört att Gmail-adresser drabbas, säger Hannu Heikkinen som är chef för digitalisering på Helsingfors stad.
För många servrar
Enligt staden är orsaken att Helsingfors stad är stor och har många e-postservrar.
– Vår gamla miljö med otaliga servrar innebär att våra massutskick enligt Google, Microsoft och andra ser ut som en skadlig e-postreklam. Därför kan meddelanden hamna i skräppostmappen eller inte alls gå fram, berättar Heikkinen.
Han påpekar att staden i höstas och i januari tagit itu med de tekniska åtgärder som krävs för att e-postmeddelanden inte ska filtreras bort. Men trots att alla inställningar är rätt fortsätter problemen.
– Det är pinsamt, men vi lyckas inte försäkra aktörerna om att hel.fi är en pålitlig adress, medger Heikkinen.
Enligt honom har stadens tjänsteleverantör Digihelsinki kontaktat Google om problemen, men Heikkinen har själv inte hört om de fått något svar.
Det finns myndigheter och andra stora städer som också skickar massutskick. Hur har de lyckats, men inte Helsingfors stad?
– I vårt fall är Helsingfors stads stora storlek ett problem. Vi har många e-postservrar. Om man bara har en server så funkar det, säger han.
Inga problem i Esbo
I Esbo svarar dataadministrationsdirektör Maarit Waskilampi-Kuikka att de inte har samma problem, trots att Esbo är Finlands näst största stad sett till befolkningen.
– Vi har inte haft några problem med massutskick, skriver hon i ett sms och förklarar att man kan bli svartlistad om man flera gånger skickar massutskick från en och samma adress.
Hårdare filtrering
Håller Helsingfors stads förklaring måttet? Vi frågade Liana Technologies som är ett inhemskt mjukvaruföretag, specialiserade på digital marknadsförings- och kommunikationsprogramvara.
Helsingfors stad är en av företagets kund. Men företaget påpekar att de inte jobbar med stadens daghem eller förskolor och de uttalar sig endast allmänt om problem med massutskick.
– Stora utskick per e-post tolkas lätt som skräppost. Google och andra aktörer har skärpt sina filter, vilket innebär utmaningar för många, skriver Fanni Mäki på Liana Technologies per e-post.
Hon påpekar att det kan vara möjligt att åtgärda problemen med skräppost efter hand och att inställningarna ska vara korrekt konfigurerade hos olika tjänsteleverantörer.
– All annan e-postkommunikation inom organisationen påverkar också genomflödet av e-post. Därför bör kommunikationen från stora organisationer hanteras med ett särskilt utformat verktyg.
Heikkinen på Helsingfors stad uppmanar alla att kontrollera skräppostmappen och ändra de egna inställningarna ifall stadens e-post hamnar i skräppostmappen.
– Vi letar aktivt efter andra lösningar för att organisera massutskick, så klienter kan vara säkra på att viktiga meddelanden kommer fram, säger Heikkinen.