Enligt Matias Erlund, som är arbetarskyddsfullmäktige vid Åbo Akademi, är en del i personalen vid Åbo Akademi besvikna över att de inte har fått sin röst hörd innan beslutet om att avstå från en del av lokalerna togs.
– Det är lite bakvänt. Av ekonomiska orsaker ändrar man ett tidigare beslut och en tidigare planering. Sen börjar man se på hur man ska jobba med det i praktiken och det är först i det skedet som personalen involveras och tillfrågas om deras åsikter, säger Erlund.
På måndagen den 6 maj beslöt Åbo Akademis styrelse att avstå från ytterligare en våning i den nya campusbyggnaden Astra. Det handlar om en yta på cirka 1 000 kvadratmeter. Sedan tidigare har Stiftelsen för Åbo Akademi meddelat att de flyttar in i en våning i Astra.
Brist på arbetsstationer kan leda till problem
Enligt styrelsen ska förändringen inte påverka undervisningen, forskningen eller studentrummen i Astra. I stället är det den administrativa verksamheten och servicepersonal som drabbas. Det är ännu inte klart hur funktionerna ska placera sig på ett mindre utrymme än det planerade. Matias Erlund är skeptisk till hur arbetet ska skötas i praktiken.
– Jag har fått kommentarer i korridorerna att ”jaha, ska jag börja inreda ett hemmakontor igen”, säger Erlund.
Erlund säger att det är viktigt för många som har studentkontakt att det alltid finns tillgängliga rum eller telefonbås. En del funktioner inom utbildningsservice har besök av studenter utan förhandsbokning, de behöver egna rum för smidig service. Att gå över till en lösning där inte alla i personalen har en egen arbetsstation tror Erlund att kan leda till problem, baserat på vad han hört från kollegor i andra städer.
– Det kommer signaler från dem att bristen på tysta rum, bristen på ställen att prata privata samtal i telefon, och bristen på rum för handledning försvårar vardagen väldigt mycket, säger Erlund.
Åbo Akademi behöver spara pengar
Akademidirektör Heidi Backman säger att beslutet att avstå från en del av de tilltänkta rummen i Astra var viktigt ur ett ekonomiskt perspektiv. Tack vare den här förändringen kan universitetet spara nästan en halv miljon euro i fastighetskostnader varje år.
– Fastigheterna är den största kostnaden efter personalkostnaderna, och finansieringen av universiteten ser inte så hoppfull ut just nu, säger Backman.
Enligt Backman har pandemin lett till förändringar i arbetslivet. Allt fler vill jobba på distans, och därför behövs inte lika många arbetsstationer som tidigare på arbetsplatsen.
Hon poängterar också att Åbo Akademi har andra fastigheter förutom Astra. Det är inte omöjligt att en del av den administrativa verksamheten som var planerad till Astra flyttar in i någon annan byggnad, säger hon.
Personalen ska inkluderas i planeringen
På kritiken om att personalen inte fick vara med i beslutsprocessen svarar Heidi Backman att beslut av stor ekonomisk betydelse fattas av styrelsen, medan personalen involveras i planeringen av hur rummen används. Backman uppmanar anställda som är oroliga att diskutera med sina chefer och inom sina team om hur de vill jobba i framtiden.
– Vi har en plan för hur vi ska inkludera personalen. Vi har ännu ett och ett halvt år på oss att hitta de här lösningarna så det är inte en akut situation, säger Backman.
Det är Stiftelsen för Åbo Akademi som bestämmer vad som ska göras med den våning som ÅA nu avstår från.
– Jag utgår ifrån att stiftelsen försöker få en hyresgäst och då kommer det ju mera inkomster till dem. Eftersom stiftelsens huvudsyfte är att stödja Akademin så är det som jag ser det till ömsesidig nytta, säger Backman.